Initiativbewerbung

Executive Assistant / Office Coordinator (m/w/d)

Private Equity
Standort: München
Vollzeit

Mein Kunde ist eine dynamische, wachstumsorientierte Investmentgesellschaft aus Schweden, die sich auf nachhaltige Investments spezialisiert hat. Das Münchner Büro ist zentral in der Innenstadt gelegen und umfasst 14 Kolleginnen und Kollegen. Im exklusiven Kundenauftrag suche eine:n ambitionierte:n Executive Assistant / Office Coordinator zum nächstmöglichen Zeitpunkt.

Ihre Rolle

Als Executive Assistant & Office Coordinator (m/w/d) übernehmen Sie die maßgebliche Verantwortung für den reibungslosen Ablauf des Münchner Büros. Sie sind die zentrale Ansprechperson für organisatorische und administrative Belange, sorgen für effiziente Abläufe und gewährleisten eine optimale Unterstützung des Teams. Dabei arbeiten Sie in enger Abstimmung mit der Operations Managerin in Stockholm sowie den Office Coordinators der weiteren Standorte zusammen.

In dieser vielseitigen Position sind Sie nicht nur für das Office Management verantwortlich, sondern übernehmen auch die Executive Assistant-Rolle für einen Partner sowie 4-5 Teammitglieder. Zudem koordinieren Sie Aufgaben im Bereich Personal- und Finanzadministration. Gemeinsam mit einer weiteren Assistenz im Münchner Büro stellen Sie sicher, dass alle Abläufe strukturiert und reibungslos funktionieren.
Diese Rolle ist ideal für Organisationstalente, die eigenverantwortlich arbeiten, mitdenken und aktiv zur Weiterentwicklung von Prozessen beitragen möchten.

Ihre Aufgaben

Office Management & Standortorganisation

• Verantwortung für die Büroorganisation: Verwaltung von Büromaterial, Besprechungsräumen & Infrastruktur
  
• Koordination externer Dienstleister und Lieferanten
  
• Einkauf und Nachbestellung von Lebensmitteln & Büromaterial
  
• Organisation und Vorbereitung von internen und externen Veranstaltungen
  
• Unterstützung bei IT-Problemen und Koordination mit dem IT-Support

Executive Assistant & Teamunterstützung

• Reiseorganisation (Buchung von Transport, Unterkünften und Restaurants)
  
• Kalenderverwaltung und Terminorganisation
  
• Planung und Organisation von Meetings, Events und Mittagessen
  
• Erstellung von Präsentationen, Verträgen und weiteren Unterlagen

Finanzverwaltung & Personaladministration

• Erstellung und Verwaltung von Spesenabrechnungen für den Partner im System Finway
  
• Prüfung und Freigabe von Team-Spesenabrechnungen
  
• Prüfung von Eingangsrechnungen, Genehmigungseinholung und Weiterleitung an die Buchhaltung
  
• Enge Zusammenarbeit mit der externen Steuerkanzlei (Buchhaltung & Gehaltsabrechnung), Bankkontakten und der internen Finanzabteilung
  
• Erstellung und Pflege des Büroverwaltungsbudgetsund Überwachung der Büroausgaben
  
• Onboarding & Offboarding neuer Mitarbeiter
  
• Bearbeitung von Mitarbeiteranfragen und Bereitstellung relevanter Informationen
  
• Verwaltung und Pflege von Personalakten & sensiblen Daten
  

Ihr Profil

• Abgeschlossenes Studium oder kaufmännische Ausbildung (z. B. Hotelfach, Fremdsprachen, Assistenz)
  
• Erfahrung in einer Assistenz-, Office Management- oder Koordinationsrolle, idealerweise im Rechts-, Finanz- oder öffentlichen Sektor
  
• Interesse an nachhaltigen Investments und Freude an einer sinnstiftenden Tätigkeit
  
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort & Schrift
  
• Versiert in PowerPoint, Excel und Word, insbesondere in der Erstellung von Präsentationen und bei der Anwendung komplexerer Excel-Funktionen
  
• Teamplayer – gewohnt, sowohl in kleinen als auch in größeren Teams zu arbeiten, Kommunikationsstärke und positive Ausstrahlung
  
• Qualitätsbewusst, lösungsorientiert und mit „Can-do“-Einstellung
  
• Neugierig, lernbereit und offen für neue Herausforderungen
  
• Sicheres Auftreten durch gesammelte Erfahrung, mit der Fähigkeit, eigene Projekte mit verschiedenen Teams voranzutreiben und Verantwortung zu übernehmen

Ihre Perspektive

• Eine vielseitige Rolle mit hoher Eigenverantwortung
  
• Ein modernes, internationales Umfeld mit flachen Hierarchien
  
• Die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten & Strukturen weiterzuentwickeln
  
• Ein wertschätzendes Team mit professioneller & kollegialer Arbeitsatmosphäre
  
• Modern ausgestattete Büroräume in bester Lage in der Münchner Innenstadt
  
• Leistungsgerechtes Gehalt (60-75K) zzgl. ca. 10 % Bonus, jährliche Gehaltsüberprüfung sowie eine Beteiligungsmöglichkeit am firmeneigenen Investmentfonds
  
• 30 Urlaubstage
  
• Mögliches hybrides Arbeitsmodell 4:1 onsite
  
• Unternehmensweites Firmen-Offsite einmal im Jahr