Initiativbewerbung

Assistenz & Office Manager (m/w/d)

Private Equity Unternehmen 

Standort: München
Vollzeit

Für ein führendes europäisches Private Equity-Unternehmen suche ich am Standort München im exklusiven Auftrag zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine freundliche und organisationsstarke Persönlichkeit als Assistenz & Office Manager (m/w/d) in unbefristeter Festanstellung.

Ihre Rolle

In dieser abwechslungsreichen Position unterstützen Sie gemeinsam mit einer erfahrenen Kollegin zwei Partner und das 7-köpfige Investmentteam in allen administrativen und organisatorischen Belangen des Tagesgeschäfts. Mit Professionalität, Organisationstalent und positiver Ausstrahlung sorgen Sie dafür, dass der Büroalltag reibungslos läuft und repräsentieren das Unternehmen freundlich und serviceorientiert nach außen wie nach innen. Im Selbstverständnis eines echten „One Team“-Ansatzes sind Sie vollwertig eingebunden und agieren auf Augenhöhe.

Ihre Aufgaben

• Planung, Vorbereitung und Koordination von Meetings, Telefon- und Videokonferenzen sowie nationalen und internationalen Geschäftsreisen inkl. Reisebuchung und Reisekostenabrechnung
  
  
• Erledigung der internen und externen Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
  
  
• Unterstützung der Buchhaltung: Vorbereiten von Unterlagen, Erfassen von Eingangsrechnungen via DATEV
  
  
• Teilnahme an wöchentlichen Teammeetings und Pflege der Dealliste mit allen Aktionspunkten
  
  
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen
  
  
• Schnittstelle zu internen Teams, Investoren, Portfoliogesellschaften, Wirtschaftsprüfern und Rechtsanwälten
  
  
• Koordination externer Dienstleister, Hausverwaltung, Handwerkern und Putzfirmen
  
  
• Bestellung und Verwaltung von Verbrauchs- und Büromaterialien
  
  
• Selbständige Abwicklung anfallender Büro- und Verwaltungstätigkeiten
  
  
• Professionelles Ablagemanagement (elektronisch und physisch)

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z.B. zur Fremdsprachen-/Europasekretär:in, Managementassistent:in oder vergleichbare Qualifikation
  
  
• Mehrjährige Berufserfahrung in Assistenz- oder Office Management-Funktionen; motivierte Quereinsteiger:innen sind willkommen
  
  
• Erfahrung im internationalen Umfeld (z.B. Hotellerie, Private Equity, Unternehmensberatung, Investmentbanking) von Vorteil
  
  
• Hervorragende Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  
  
• Alltagserprobte Kenntnisse in MS Office, Outlook und Internetrecherche
  
  
• Freundliches, professionelles Auftreten und gepflegtes Erscheinungsbild
  
  
• Hohe Organisationsstärke, Serviceorientierung und strukturiertes Arbeiten
  
  
• Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit, Flexibilität und Hands-on-Mentalität

Ihre Perspektive

• Sicherer Arbeitsplatz mit vielseitigen Aufgaben in einem dynamischen, internationalen Umfeld
  
  
• Kollegiale und offene Arbeitsatmosphäre mit flachen Hierarchien
  
  
• Modern ausgestatteter Arbeitsplatz in stilvoller Umgebung und zentraler Innenstadtlage
  
  
• Hybrides Arbeiten: 4 Tage im Büro / 1 Tag im Home-Office
  
  
• 30 Tage Urlaub
  
  
• Zwei übergreifende Firmen-Offsites pro Jahr sowie gelegentliche „After-Office-Get-Togethers“
  
  
• Leistungsgerechtes Gehalt: ca. 65.000–75.000 € p. a. zzgl. Bonus (je nach Vorerfahrung)