Initiativbewerbung

Office Coordinator / Leitung Service Desk (m/w/d)

Executive Search & Leadership Advisory

Standort: München
Vollzeit

Für das Münchner Büro eines international tätigen Beratungsunternehmens im Bereich Executive Search & Leadership Advisory suche ich eine souveräne, organisationsstarke und kommunikationsfreudige Persönlichkeit als Office Coordinator / Leitung Service Desk (m/w/d) in unbefristeter Festanstellung.

Ihre Rolle

In dieser verantwortungsvollen Position gestalten Sie gemeinsam mit zwei Kolleginnen den reibungslosen Ablauf aller servicebezogenen und organisatorischen Prozesse am Standort München mit einem ca. 60-köpfigen Team. Mit Ihrer freundlichen Präsenz, Ihrem gepflegten Erscheinungsbild und Ihrem Blick für Menschen und Details sorgen Sie dafür, dass sich Kolleg:innen, Gäste und externe Partner jederzeit gut aufgehoben fühlen – und tragen so maßgeblich zu einer positiven Atmosphäre und einem funktionierenden Arbeitsumfeld bei.
Dabei bringen Sie Struktur in Abläufe, behalten Prioritäten im Blick und sichern durch Ihr Organisationstalent und Ihre Kommunikationsstärke ein konstant hohes Service-Level.
Bei entsprechender Erfahrung und Interesse besteht zudem die Möglichkeit, die Leitung des Bereichs zu übernehmen, inklusive der fachlichen Führung der beiden Kolleginnen.

Ihre Aufgaben

• Begrüßung, Bewirtung und Betreuung von Kolleg:innen, Gästen und externen Partnern
  
  
• Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs am Empfang und im Konferenzbereich
  
  
• Planung und Organisation interner sowie externer Meetings und Veranstaltungen in Zusammenarbeit mit Caterern, Hotels und Eventagenturen
  
  
• Betreuung der standortübergreifend vernetzten Telefonanlage in Abstimmung mit den Office-Kolleg:innen der anderen Standorte
  
  
• Steuerung externer Dienstleister wie Kurierdienste, Reinigungsfirmen und Facility Management sowie Ansprechpartner:in für die Hausverwaltung
  
  
• Verantwortung für das Bestellwesen: Büromaterial, Fachliteratur, Getränke und Teamlunch
  
  
• Schnittstellenfunktion zu Buchhaltung, Office-Leitung, Assistenz und IT
  
  
• Koordination der täglichen Aufgaben im Service Desk-Team; bei entsprechender Eignung und Interesse Übernahme der Leitung und der fachlichen Führung der beiden Kolleginnen
  
  
• Mitgestaltung und Weiterentwicklung interner Abläufe im Bereich Office Services

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im Dienstleistungs- oder Hospitality-Bereich sowie mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
  
  
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise im schnelllebigen Tagesgeschäft sowie professionelle Betreuung anspruchsvoller Kund:innen und Geschäftspartner:innen
  
  
• Ausgeprägter Teamgeist und persönliche Eigenschaften wie Aufmerksamkeit, Diskretion, Höflichkeit, Zuverlässigkeit und Organisationsstärke
  
  
• Lösungsorientiertes Denken, Eigeninitiative und Freude daran, über den Tellerrand hinauszublicken – nicht nur Arbeiten nach Checkliste
  
  
• Stilsichere Kommunikation in Deutsch und Englisch, sowohl mündlich als auch schriftlich
  
  
• Sicherer Umgang mit MS Office und Offenheit gegenüber digitalen Tools
  
  
• Wünschenswert: erste Erfahrung in der fachlichen Anleitung oder Koordination von Kolleg:innen  oder die Motivation, sich in eine Leitungsrolle hineinzuentwickeln

Ihre Perspektive

• Ein dynamisches, internationales, diverses und inklusives Umfeld mit flachen Hierarchien, offenen Türen und einer team- und werteorientierten Kultur
  
  
• Ein best-in-class Team, das mit Exzellenz, Professionalität, Humor und Wärme zusammenarbeitet und neue Standards setzt
  
  
• Eine strukturierte Einarbeitung sowie feste Ansprechpartner:innen und Mentor:innen, die Ihre Entwicklung aktiv begleiten
  
  
• Selbstständiges Arbeiten mit Raum für eigene Ideen und eine offene, transparente Kommunikationskultur
  
  
• Ein unbefristeter Arbeitsvertrag in einer zukunftsorientierten Branche
  
  
• Ein moderner Arbeitsplatz im Herzen von München sowie planbare Arbeitszeiten von Montag bis Freitag
  
  
• 30 Tage Urlaub und eine Gehaltsspanne von 55.000 bis 75.000 Euro brutto/Jahr – abhängig von Ihrer Vorerfahrung
  
  
• Weitere attraktive Benefits wie z. B. ein Firmenhandy (auch zur Privatnutzung), vollständige Übernahme des Deutschlandtickets, Fahrradleasing, Corporate Benefits, regelmäßige Team-Events und gemeinsame Aktivitäten