Initiativbewerbung

Vorstandsassistenz / Personal Assistant für den CEO (m/w/d)

Technologiekonzern

Standort: München
Vollzeit

Für einen globalen Technologiekonzern suche ich im exklusiven Auftrag eine erfahrene und hochprofessionelle Vorstandsassistenz / Personal Assistant für den CEO (m/w/d) in unbefristeter Festanstellung.

Ihre Rolle

In dieser verantwortungsvollen Position unterstützen Sie den Vorstandsvorsitzenden in allen administrativen und organisatorischen Belangen– vorausschauend, effizient und mit einem hohen Maß an Professionalität und Diskretion. Sie halten den Überblick, koordinieren Abläufe, priorisieren souverän und sorgen für eine reibungslose Tagesorganisation.

Zudem sind Sie eine wichtige Schnittstelle im Vorstandsbüro: Sie arbeiten eng mit den weiteren Vorstandsassistenzen zusammen, bringen sich integrativ ein und übernehmen eine koordinierende Rolle in der Weiterentwicklung gemeinsamer Abläufe und Standards.

Ihre Aufgaben

• Vorausschauende Steuerung und Strukturierung des Tagesablaufs des Vorstandsvorsitzenden inkl. Terminplanung und -überwachung sowie professioneller Pflege eines hochkomplexen Kalenders 
  
  
• Management des E-Mail-Postfach des Vorstandsvorsitzenden inkl. Strukturierung, Filterung und Priorisierung eingehender Nachrichten
  
  
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von internen und externen Terminen, Management-Meetings, Besprechungen sowie Reisen (national/international) inkl. Reiseplanung und -buchung
  
  
• Teilnahme an Management- und Vorstandssitzungen mit Protokollführung
  
  
• Gelegentliche Teilnahme an Dienstreisen im Rahmen einer organisatorischen Begleitung
  
  
• Gatekeeper-Funktion: Priorisierung, Taktung, Abstimmung mit internen/externen Ansprechpartnern auf Top-Level
  
  
• Souveräne Korrespondenz und Kommunikation in Deutsch und Englisch
  
  
• Koordination organisatorischer Abläufe rund um Gremien- und Vorstandsformate
  
  
• Erledigung administrativer Aufgaben inkl. Reisekostenabrechnung/Spesen, Beleg- und Bestellprozesse
  
  
• Diskrete Koordination sensibler und vertraulicher Vorgänge sowie sorgfältiges Informations- und Dokumentenhandling
  
  
• Enge Zusammenarbeit mit den Vorstandsassistenzkolleginnen und gegenseitige Vertretung

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
  
  
• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant/Personal Assistant/Vorstandsassistenz im anspruchsvollen Umfeld (Konzern, international, C-Level)
  
  
• Sehr sichere MS-Office-/MS-365-Kenntnisse, insbesondere Outlook und Teams
  
  
• Deutsch auf muttersprachlichem Niveau sowie Englisch auf C1-Niveau in Wort und Schrift
  
  
• Bereitschaft zu gelegentlicher Reisetätigkeit (ca. 5–6-mal pro Jahr) im Rahmen der Vorstandsagenda
  
  
• Ausgeprägtes Organisationstalent, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise, hoher Qualitätsanspruch
  
  
• Integrative, selbstbewusste Persönlichkeit mit natürlichem Standing, positiver Ausstrahlung und Humor
  
  
• Hohes Maß an Proaktivität, Mitdenken und Bedarfsantizipation
  
  
• Fähigkeit, sich schnell und gut im Unternehmen zu vernetzen, relevante Ansprechpartner zu identifizieren und Informationen zielgerichtet zusammenzuführen
  
  
• Diplomatisches, verbindliches Auftreten und Freude an der Zusammenarbeit in einem eingespielten Assistenzteam
  
  
• Hohe Diskretion, Zuverlässigkeit und Flexibilität – inklusive der Bereitschaft, bei Reisen des Vorstandsvorsitzenden oder dringenden Themen in Ausnahmefällen auch außerhalb der üblichen Arbeitszeiten erreichbar zu sein

Ihre Perspektive

• Vertrauensvolle Schlüsselposition mit direkter Anbindung an die Konzernspitze
  
  
• Zusammenarbeit mit einem Vorstandsvorsitzenden, der Klarheit schätzt, andere Perspektiven hört und zugleich Wert auf eine verlässliche, vertrauensvolle Tandem-Arbeit legt
  
  
• Möglichkeit, sich inhaltlich-organisatorisch in die Weiterentwicklung des Vorstandsbüros einzubringen und Abläufe gemeinsam mit den anderen Assistenzen zu optimieren
  
  
• Vergütung & Sicherheit: Attraktive Vergütung nach IG Metall-Tarifvertrag, Urlaubs- und Weihnachtsgeld, weitere Sonderzahlungen, Mitarbeiter:innen-Aktienprogramm und betriebliche Altersvorsorge (Gehaltsrahmen bis ca. 90.000 € p.a.)
  
  
• Arbeitszeit & Rahmenbedingungen: 30 Tage Urlaub sowie flexible Arbeitszeitmodelle mit Gleitzeit; mobiles Arbeiten ist in begründeten Ausnahmefällen und nach vorheriger Absprache möglich
  
  
• Entwicklung & Lernen: Umfangreiches Weiterbildungsangebot und maßgeschneiderte Entwicklungsprogramme
  
  
• Gesundheit & Wohlbefinden: EGYM Wellpass, Betriebssportgruppen, Betriebsgastronomie und Barista Bar
  
  
• Mobilität & Infrastruktur: Mobilitätsangebote wie Fahrradleasing, Zuschuss zum Deutschlandticket, vergünstigte Pendel- und Werksbusse sowie Fahrzeugleasingprogramme; E-Ladesäulen und kostenfreie Parkplätze
  
  
• Onboarding & Kultur: Finanzielle Umzugsunterstützung für Neueinsteiger:innen, ausgeprägter Teamspirit und regelmäßige Mitarbeiter:innen-Events