Initiativbewerbung

Executive Assistant & Teamlead (m/w/d)

Private Equity
Standort: München
Vollzeit

Für ein führendes internationales Private Equity-Unternehmen mit ca. 90 Kolleg:innen am Standort München suche ich ab sofort eine erfahren, souveräne Persönlichkeit als Executive Assistant & Teamlead (m/w/d) in unbefristeter Festanstellung.

Ihre Rolle

In dieser anspruchsvollen Doppelrolle verbinden Sie Organisationsstärke und Effizienz mit Führungskompetenz:

Als Executive Assistant unterstützen Sie 2–3 Investment Professionals im Tagesgeschäft, sichern den reibungslosen Ablauf aller organisatorischen und administrativen Prozesse und sind erste Ansprechperson für interne und externe Stakeholder.

Gleichzeitig übernehmen Sie die fachliche und disziplinarische Führung eines sechsköpfigen Assistenzteams innerhalb einer der beiden Business Lines, mit Verantwortung für Teamsteuerung, Qualitätsstandards und eine verlässliche, kollegiale Zusammenarbeit.

Ihre Aufgaben

Executive Assistant

• Organisation und Priorisierung komplexer Terminkalender, inkl. internationaler Geschäftsreisen und Reisekostenabrechnung
  
  
• Planung, Koordination und Nachbereitung von Meetings, Investorenveranstaltungen, Calls und Events mit internen und externen Partnern
  
  
• Erstellung von Präsentationen, Dokumenten und Korrespondenz in Deutsch und Englisch
  
  
• Souveräne Kommunikation mit Beratern und Geschäftspartnern (Portfoliogesellschaften, Investoren, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte etc.)
  
  
• Datenbankpflege, Dokumentenmanagement (Google Docs) und projektbezogene ad-hoc Aufgaben
  
  
• Regelmäßige Interaktion mit verschiedenen anderen Büros weltweit
  

Teamlead Verantwortung

• Fachliche und disziplinarische Führung von 6 Executive Assistants
  
  
• Sicherstellung effizienter Abläufe, Abstimmung der Arbeitsverteilung und Kapazitätsplanung
  
  
• Onboarding neuer Kolleginnen und Sicherung einheitlicher Qualitätsstandards
  
  
• Enge Zusammenarbeit mit der Office Managerin (Leitung Support Staff)
  
  
• Förderung einer kollaborativen, vertrauensvollen Teamkultur

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, z.B. zur Hotelfachfrau/-mann in der internationalen Spitzenhotellerie oder eine erfolgreich abgeschlossene fremdsprachliche Ausbildung
  
  
• Mindestens 8 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position in einem dynamischen, internationalen Umfeld (z. B. Private Equity, Investment Banking, Top-Tier-Consulting)
  
  
• Erste Erfahrung in Teamleitung oder Bereitschaft zur Übernahme einer Führungsrolle
  
  
• Deutsch auf muttersprachlichen Niveau und ausgezeichnete Englischkenntnisse
  
  
• Sicher im Umgang mit Google Mail, Google Docs und Notebook LM sowie im Einsatz von KI-gestützten Tools wie Gemini und ChatGPT zur Recherche, Texterstellung und effizienten Arbeitsorganisation
  
  
• Strukturierte, vorausschauende und zuverlässige Arbeitsweise mit ausgeprägtem Qualitätsanspruch
  
  
• Sehr gutes Zeitmanagement, Organisationsstärke und die Fähigkeit, Prioritäten auch unter hoher Taktung richtig zu setzen
  
  
• Teamorientierte, ruhige, besonnene und souveräne Persönlichkeit mit einem klaren, freundlichen Kommunikationsstil
  
  
• Hohe Serviceorientierung, gepflegtes Auftreten und der Anspruch, professionell und auf Augenhöhe zu agieren

Ihre Perspektive

• Vielseitige Position mit Führungsverantwortung in einem international geprägten Umfeld
  
  
• Zusammenarbeit mit einem exzellenten, kollegialen Team auf Augenhöhe
  
  
• Modern ausgestattete Büroräume im Herzen Münchens
  
  
• Attraktives Gehalt und leistungsbezogener Bonus, jährliche Gehaltsüberprüfung und betriebliche Altersvorsorge
  
  
• 30 Urlaubstage & hybrides Arbeitsmodell (2 Tage Homeoffice nach der Probezeit)
  
  
• Kostenlose Verpflegung: Mittagessen, Snacks, Getränke
  
  
• Regelmäßige Offsites, Sportzuschüsse und Wellness-Programme