Initiativbewerbung

Executive Assistant to Managing Directors (m/w/d)

Internationale Unternehmensberatung
Standort: Düsseldorf
Vollzeit

Für eine führende amerikanische Unternehmensberatung mit ca. 90 Kolleg:innen und einem hochwertigem Arbeitsumfeld in der Düsseldorfer Innenstadt suche ich ab sofort eine:n Executive Assistant to Managing Directors (m/w/d)  in unbefristeter Festanstellung zur weiteren Verstärkung des 6-köpfigen Assistenzteams.

Ihre Rolle

Als rechte Hand „Ihrer“ Managing Directors schaffen Sie Freiräume für Entscheidungen, halten Projekte auf Kurs und sichern Tempo, Qualität und Verlässlichkeit im Tagesgeschäft. Sie priorisieren klug, antizipieren nächste Schritte und halten interne wie externe Stakeholder informiert. Mit Ihrem Blick für Details und Wirkung nach außen sorgen Sie für reibungslose Abläufe und eine professionelle Wahrnehmung bei Klient:innen und Partnern.

Ihre Aufgaben

• Administrative Unterstützung: Betreuung von zwei bis drei Managing Directors im Tagesgeschäft mit klarer Priorisierungsfähigkeit.
  
  
• Reise- und Eventmanagement: Planung, Buchung und Optimierung nationaler und internationaler Reisen sowie interner/externer Events.
  
  
• Meeting-Management: Koordination sowie Vor- und Nachbereitung von Klientenmeetings und strukturierte Dokumentation.
  
  
• Kontakt- und Datenmanagement: Pflege von Kontaktlisten/CRM, Unterstützung im Business Development, Versand zielgruppengerechter Mailings.
  
  
• Präsentationen und Unterlagen: Erstellung überzeugender PowerPoint-Decks und Aktualisierung relevanter Dokumente.
  
  
• Email-Management: Steuerung der Postfächer der Managing Directors und verlässliche Kommunikation.
  
  
• Reisekosten und Zeiterfassung: Erstellung der Reisekostenabrechnungen im Online-Tool und tägliche Zeitenerfassung.
  
  
• Vertragsmanagement: Unterstützung bei Kundenverträgen und Pflege der internen Datenbank in Abstimmung mit der Rechtsabteilung.
  
  
• Internet-Recherche: Fundierte Informationsbeschaffung.
  
  
• Kommunikation: Souveräne Korrespondenz in Deutsch und Englisch und Schnittstelle zu internen und externen Stakeholdern.

Ihr Profil

• Abitur oder gleichwertiger Abschluss und abgeschlossene Berufsausbildung.
  
  
• Mindestens 10 Jahre Berufserfahrung als (Executive) Assistant auf C-Level, idealerweise in Beratung/Professional Services.
  
  
• Hervorragende Kommunikationsfähigkeit in Deutsch und Englisch (Wort/Schrift).
  
  
• Starke Organisation, Proaktivität, Eigeninitiative und absolute Diskretion.
  
  
• Belastbarkeit, Priorisierungsstärke, Verantwortungsbewusstsein und Teamfähigkeit.
  
  
• Souveräner Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint).

Ihre Perspektive

• Individuelle Weiterentwicklungsmöglichkeiten und ein dynamisches Team mit flachen Hierarchien.
  
  
• Attraktives Gehalt: 70.000–80.000 € p. a. je nach Erfahrung, diskretionärer Bonus und betrieblicher Altersvorsorge.
  
  
• 28 Tage Urlaub plus Option auf Sonderurlaub.
  
  
• Hybrides Arbeitsmodell nach der Probezeit, i.d.R. 3 Tage Präsenz / 2 Tage Home-Office.
  
  
• Mobilität & Extras: Deutschland-Ticket sowie Vergünstigungen über das interne Benefit-Portal.
  
  
• Gesundheit & Fitness: EGYM Wellpass (u.a. Yoga, Fitnessstudios, Sauna).
  
  
• Arbeitsumfeld: Zentrale Lage, moderne Ausstattung, kostenloser Kaffee, frisches Obst und Snacks.
  
  
• Teamevents und große Firmenevents, um Erfolge gebührend zu feiern.