2021 wurde die „Global Skills Matrix“ von der World Administrators Alliance als erster einheitlicher Rahmen für Assistenzpositionen eingeführt. Sie sollte eine gemeinsame Sprache schaffen, um Assistenzrollen, Arbeitsebenen und Entwicklungsmöglichkeiten besser einzuordnen.
Jetzt liegt die aktualisierte Version für 2026 vor. Und sie kommt zu einem wichtigen Zeitpunkt.
Denn Assistenzarbeit hat sich in den vergangenen Jahren deutlich weiterentwickelt. Viele Rollen gehen heute weit über klassische Organisation hinaus. Genau deshalb braucht es einen neuen Blick auf Verantwortung, Urteilsvermögen, Wirkung und Entwicklungsmöglichkeiten.
Als spezialisierte Personalberaterin für anspruchsvolle Assistenzpositionen ordne ich in diesem Beitrag ein, welche neuen Schwerpunkte die Global Skills Matrix 2026 setzt und warum sie für die Einordnung moderner Assistenzrollen so relevant ist.
Der Beitrag richtet sich an Assistenzprofis, HR und Führungskräfte, die verstehen möchten, wie sich Assistenzarbeit weiterentwickelt hat und was das für Rollenverständnis, Karrierepfade, Besetzung und Nachwuchsentwicklung bedeutet.
Darum geht‘s in diesem Beitrag
- Was die Global Skills Matrix 2021 war und was sie leistete
- Was die 2026er Version anders macht
- Wie sich der Blickwinkel von Aufgaben zu Wirkung verschiebt
- Was die zwei neuen Level-5-Pfade bedeuten
- Warum Einstiegsstufen und KI zur Nachwuchsfrage werden
Was die Global Skills Matrix 2021 war und was sie leistete
2021 fehlte der Assistenzprofession vor allem eine gemeinsame Sprache für Rollen, Arbeitsebenen und Entwicklungsmöglichkeiten.
Weltweit gab es mehr als 160 verschiedene Stellenbezeichnungen, die je nach Unternehmen, Branche oder Land sehr unterschiedlich verstanden wurden. Die gleiche Bezeichnung konnte ganz unterschiedliche Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Karrierewege bedeuten.
Auch die Frage, was eine Assistenz der Geschäftsführung macht und welche Aufgaben dazu gehören, wurde je nach Unternehmen sehr unterschiedlich beantwortet.
Für Office Professionals, Führungskräfte und HR war dadurch oft schwer nachvollziehbar, auf welchem Niveau eine Rolle tatsächlich angesiedelt ist und welche Entwicklungsperspektiven sich daraus ableiten lassen.
Die Global Skills Matrix 2021 hat dafür erstmals einen internationalen Referenzrahmen geschaffen. Sie sollte helfen, Arbeitsebenen, Aufgaben, Kompetenzen und Karrierepfade besser zu beschreiben. Nicht, um weltweit einheitliche Jobtitel vorzugeben, sondern um Gespräche über Rollen, Verantwortung und Entwicklung auf eine gemeinsame Grundlage zu stellen.
Das war ein wichtiger Schritt. Die Matrix wurde mehr als 14.000 Mal heruntergeladen und machte sichtbar, dass Assistenzarbeit differenzierter betrachtet werden muss als über Titel oder Stellenbeschreibungen allein.
Seitdem hat sich die Profession weiterentwickelt. Digitale Arbeitsweisen, KI, komplexere Organisationsstrukturen und die zunehmende Nähe vieler Assistenzrollen zu Führung, Governance und operativer Steuerung haben neue Fragen aufgeworfen.
Deshalb gibt es jetzt die Global Skills Matrix 2026: eine aktualisierte Version auf Basis von 3.221 Rückmeldungen aus 69 Ländern, entwickelt von der World Administrators Alliance unter dem Vorsitz von Helen Monument und mit Forschungsleitung durch Lucy Brazier OBE.
Was die 2026er Version anders macht
Der Unterschied zwischen der Global Skills Matrix 2021 und der neuen Version 2026 lässt sich nicht auf „alt“ und „neu“ reduzieren.
Die Matrix von 2021 war ein wichtiger erster Schritt. Sie hat eine gemeinsame Grundlage geschaffen, um Aufgaben, Kompetenzen, Arbeitsebenen und Entwicklungsmöglichkeiten im Assistenzbereich besser zu beschreiben.
Die Version 2026 geht nun einen Schritt weiter.
Sie fragt nicht mehr nur: Welche Aufgaben gehören zu welcher Stufe?
Sondern vor allem: Welches Maß an Urteilsvermögen, Verantwortung, Koordination und organisatorischer Wirkung liegt in dieser Rolle?
Das ist ein entscheidender Perspektivwechsel.
Denn dieselbe Aufgabe kann auf sehr unterschiedlichen Niveaus ausgeführt werden. Eine Agenda vorzubereiten, kann eine rein organisatorische Aufgabe sein. Es kann aber auch bedeuten, Themen strategisch zu ordnen, Entscheidungsbedarf sichtbar zu machen, Prioritäten zu setzen und dafür zu sorgen, dass Führung wirksamer arbeiten kann.
Genau deshalb reicht es nicht mehr, Assistenzrollen nur über Aufgaben, Titel oder Betriebszugehörigkeit zu bewerten.
Die Global Skills Matrix 2026 beschreibt Entwicklung über das Niveau der Verantwortung, die Komplexität der Koordination, den Grad des Urteilsvermögens und die Wirkung auf Organisation und Führung.
Wie sich der Blickwinkel von Aufgaben zu Wirkung verschiebt
Die Global Skills Matrix 2026 verschiebt den Fokus deutlich: weg von der reinen Aufgabenbeschreibung, hin zur Frage, welche Wirkung eine Assistenzrolle im Unternehmen tatsächlich entfaltet.
Das ist besonders wichtig, weil viele Assistenzpositionen heute längst nicht mehr nur klassische Organisationsaufgaben übernehmen. Sie halten Informationsflüsse zusammen, priorisieren Themen, koordinieren Schnittstellen, bereiten Entscheidungen vor und sorgen dafür, dass Führung fokussierter und wirksamer arbeiten kann.
Genau darin liegt der Unterschied zwischen Aufgabenverwaltung und operativer Wirkung.
Die Zahlen aus der GSM 2026 zeigen diese Entwicklung sehr deutlich:
59 % der befragten Assistenzen berichten von gestiegener Verantwortung.
60% übernehmen regelmäßig Projektmanagement.
38% unterstützen Governance- oder Board-Prozesse.
42 % nutzen bereits KI- oder Automatisierungstools in ihren Arbeitsabläufen.
43% sagen, dass sich ihr Titel nicht in ihrer Rolle widerspiegelt.
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Was die zwei neuen Level-5-Pfade bedeuten
Die Grundstruktur der neuen Matrix ist immer noch dieselbe: fünf Level, die aufeinander aufbauen.
Aber eine wichtige Neuerung gibt es bei Level 5. Aus einer einzelnen Stufe werden zwei unterschiedliche Entwicklungspfade:
Level 5A
Administrative Leadership
Dieser Pfad beschreibt die Führung der administrativen Funktion als eigene Disziplin. Dazu gehören zum Beispiel Jobarchitektur, Karrierepfade für Kolleginnen und Kollegen, Weiterentwicklung administrativer Teams, Workforce Planning, Governance-Themen und die Frage, wie KI sinnvoll in administrative Arbeitsprozesse integriert wird.
Level 5B
Executive Operations Leadership
Dieser Pfad liegt näher an der unternehmensweiten operativen Steuerung und am Umfeld der obersten Führungsebene. Hier geht es um den Rhythmus des Executive Office, funktionsübergreifende Prioritäten, Governance-Strukturen, Risiko- und Kontinuitätsfragen sowie die Koordination von Themen, die für die Organisation insgesamt relevant sind.
Diese Trennung ist wichtig, weil sie sichtbar macht: Seniorität im Assistenzbereich kann sehr unterschiedlich aussehen.
Nicht jede sehr erfahrene Assistenz muss zwangsläufig in Richtung Chief of Staff gehen. Und nicht jede Führungsrolle in der administrativen Funktion ist dasselbe wie eine Rolle im Executive Office.
Die GSM 2026 schafft hier mehr Klarheit. Sie zeigt, dass Entwicklung im Assistenzbereich nicht nur nach oben, sondern auch in unterschiedliche Richtungen gedacht werden muss.
Einstiegsstufen versus KI
Einer der aufschlussreichsten Befunde der Global Skills Matrix 2026 betrifft nicht die oberen Level, sondern die unteren Entwicklungsstufen.
Mehr als 80 % der Befragten haben über zehn Jahre Erfahrung, 54 % sogar mehr als zwanzig Jahre. Gleichzeitig sind weniger als 8 % zwischen 25 und 34 Jahren alt.
Das zeigt: Die Assistenzprofession hat nicht nur eine Einordnungsproblem. Sie hat auch ein Nachwuchsproblem.
Und genau hier wird KI relevant.
Viele klassische Aufgaben, die früher wichtige Lernfelder auf den ersten Stufen waren, verändern sich gerade massiv: Terminabstimmungen, Recherchen, Dokumentenvorbereitung, Standardkommunikation oder einfache administrative Abläufe lassen sich zunehmend digital unterstützen oder automatisieren.
Auf den ersten Blick ist das effizient.
Auf den zweiten Blick entsteht eine wichtige Frage:
Wie sollen Nachwuchskräfte in anspruchsvolle Assistenzrollen hineinwachsen, wenn die ersten Lernfelder wegfallen oder stark verkürzt werden?
Denn niemand steigt normalerweise direkt auf Level 3 ein, wo komplexe Prioritäten gesteuert, Informationen eingeordnet, Projekte koordiniert oder Führungskräfte strategisch entlastet werden.
Auch Urteilsvermögen entsteht nicht im Vakuum. Es entsteht durch Erfahrung, Kontext, Beobachtung, Feedback und die Möglichkeit, Verantwortung schrittweise zu übernehmen.
Deshalb müssen Level 1 und 2 neu gedacht werden: als moderne Lernräume, in denen junge Talente den Umgang mit KI lernen, Ergebnisse kritisch prüfen, organisatorische Zusammenhänge verstehen und Schritt für Schritt Verantwortung übernehmen.
Sonst fehlt später der Nachwuchs für Level 3, 4 und 5.
Die Zukunft der Assistenzprofession entscheidet sich also nicht nur daran, wie stark Senior-Rollen beschrieben werden. Sie entscheidet sich auch daran, ob Unternehmen wieder echte Einstiegs- und Entwicklungswege schaffen.
Was die Global Skills Matrix für Organisationen bedeutet
Für Unternehmen bietet die Global Skills Matrix 2026 eine wichtige Orientierung, um Assistenzrollen nicht nur nach Titel, Dienstalter oder Aufgaben zu bewerten.
Sie hilft dabei, genauer hinzuschauen:
Auf welchem Niveau wird Verantwortung übernommen?
Wie viel Urteilsvermögen ist erforderlich?
Wie komplex ist die Koordination?
Welche Wirkung hat die Rolle auf Führung, Zusammenarbeit und Organisation?
Diese Fragen sind entscheidend für die richtige Einordnung.
Denn gerade auf höheren Leveln ist Assistenz heute häufig Teil der operativen Infrastruktur eines Unternehmens: Sie hält Informationsflüsse zusammen, schützt Führungszeit, koordiniert Prioritäten, bereitet Entscheidungen vor und wird damit zum Produktivitätshebel für die Führungsebene.
Für Assistenzen, HR und Führungskräfte entsteht dadurch eine gemeinsame Grundlage, um über Verantwortung, Entwicklung, Vergütung und Besetzung anders zu sprechen: nicht ausgehend von Titel und Aufgaben, sondern vom tatsächlichen Beitrag der Rolle.
So profitieren Sie von der neuen Matrix
Die Global Skills Matrix 2026 macht deutlich: Assistenzarbeit hat sich weiterentwickelt. Deshalb müssen auch die Systeme mitziehen, die diese Arbeit beschreiben, bewerten und entwickeln.
Für Assistenzen bedeutet das: Schauen Sie nicht nur auf Ihren Titel oder Ihre Stellenbeschreibung. Prüfen Sie, auf welchem Level Ihre tatsächliche Arbeit liegt. Welche Verantwortung übernehmen Sie? Wie viel Urteilsvermögen ist gefragt? Welche Wirkung hat Ihre Arbeit auf Führung, Zusammenarbeit und Organisation?
Diese Einordnung kann eine wichtige Grundlage für Gespräche über Entwicklung, Verantwortung, Vergütung und die weitere berufliche Perspektive sein.
Für HR und Führungskräfte bedeutet das: Prüfen Sie, ob Ihre aktuellen Assistenzrollen so beschrieben und bewertet werden, wie sie heute tatsächlich gelebt werden. Stimmen Aufgaben, Verantwortung, Handlungsspielraum und Erwartungshaltung noch überein? Oder arbeiten Ihre Assistenzen längst auf einem höheren Niveau, ohne dass dies in Rolle, Entwicklung oder Vergütung sichtbar wird?
Den Download zur neuen Global Skills Matrix finden Sie auf der offiziellen Website der World Administrators Alliance. Der Report liegt aktuell nur auf Englisch vor, ebenso eine Executive Summary und weitere begleitende Materialien.
Passt Ihr Bild von Assistenzrollen noch zur Realität?
Die neue Global Skills Matrix 2026 zeigt, wie deutlich sich das Berufsbild weiterentwickelt hat.
Wenn Sie als Unternehmen eine anspruchsvolle Assistenzposition besetzen möchten und unsicher sind, ob Rolle, Verantwortung, Anforderungsprofil und Vergütung stimmig eingeordnet sind, lassen Sie uns sprechen.
Wenn Sie als Assistenz prüfen möchten, ob Ihre aktuelle Rolle noch zu Ihrer tatsächlichen Verantwortung passt, begleite ich Sie ebenfalls gerne bei der Einordnung.
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