Nein, als Chef müssen Sie nicht alles selbst machen. Sondern wissen, wann man Führungsverantwortung delegieren kann und wem man vertraut. Wer als CEO eine Assistenz einstellt, und sie richtig einsetzt, spart nicht nur Zeit, sondern gewinnt Klarheit und Struktur.
Darum geht‘s in diesem Beitrag
- Was gute Führungsverantwortung ausmacht
- Warum eine Assistenz mehr ist als eine Zuarbeiterin
- Wie Sie Verantwortung abgeben, ohne sie zu verlieren
- Warum Zeitmanagement trotz Assistenz Chefsache bleibt
- Woran Sie erkennen, dass es Zeit ist, eine Assistenz einzustellen
Führungsverantwortung bedeutet nicht, alles selbst zu machen
„Sie können gleichzeitig ein anständiger Mensch und brillant sein. Sie müssen sich nicht entscheiden“, sagt Marketingleiterin Joanna Hoffmann zu Ihrem Chef Steve Jobs. „Wer sagt, dass ich mich entscheiden muss?“ antwortet der. „Ich bin anständig und brillant – gleichzeitig.“
Eine Szene aus dem Spielfilm „Steve Jobs“ über das Mastermind von Apple, das unfähig ist loszulassen – selbst dann nicht, wenn sein Verhalten Beziehungen, Prozesse und die ganze Unternehmenskultur belastet. Er vertraut niemandem voll und verwechselt Verantwortung mit Kontrolle.
Und dieser Dialog ist gar nicht so weit hergeholt. Denn viele Geschäftsführer tragen ihre To-dos wie einen Rucksack voller Steine, den sie nie abnehmen. Nicht, weil sie nicht loslassen wollen – sondern weil ihnen im Tagesgeschäft oft die Zeit oder das passende Gegenüber fehlt, um Verantwortung gezielt abzugeben.
Aber wer führt, muss nicht alles wissen und tun. Sondern die richtigen Entscheidungen treffen. Und dazu gehört auch: sich als Geschäftsführung Unterstützung zu holen. Was für eine Erleichterung!
Führungsverantwortung delegieren heißt nicht, die Kontrolle zu verlieren. Sondern klare Spielräume zu schaffen, in denen eine qualifizierte Assistenz eigenständig denken, priorisieren und entscheiden darf. Wenn Sie das können, führen Sie effizient und bleiben handlungsfähig.
Eine Assistenz einstellen heißt Vertrauen investieren
Als Personalvermittlerin habe ich schon oft erlebt, dass Führungskräfte zu spät eine Assistenz einstellen, und dann auch zu zurückhaltend in der Übergabe. Kalenderpflege, Reiseplanung, E-Mails? Das ist ein Anfang. Doch das volle Potenzial liegt woanders.
Wer stattdessen auf eine Assistenz setzt, die mitdenkt, vorbereitet und Entscheidungen anstößt, gewinnt mehr als Entlastung. Nämlich Struktur, Fokus und den berühmten freien Kopf.
Die Voraussetzung: Kommunizieren Sie klar, vertrauen Sie und seien Sie bereit, Verantwortung zu delegieren.
Unterstützung der Geschäftsführung ist mehr als Zuarbeit
Eine exzellente Executive Assistant ist kein Erfüllungsgehilfe, sondern Sparringspartner, Priorisierungsfilter und Kommunikationsschnittstelle. Sie sieht, was andere übersehen. Sie hört mit, wenn Spannungen im Team brodeln. Und sie sorgt dafür, dass Wichtiges nicht im Tagesgeschäft untergeht.
Kurz: Sie unterstützt und entlastet gezielt, damit Sie sich auf Ihre Führungsverantwortung konzentrieren können. Genau deshalb wirkt eine gute Assistenz so stark auf die Führungsqualität zurück.
Zeitmanagement für Führungskräfte: Freiraum entsteht nicht von allein
Vielleicht denken Sie jetzt: „Alles schön und gut, aber ich habe keine Zeit für eine Assistenz.“ Aber gerade das ist ja der Punkt: Wer wenig Zeit hat, braucht jemanden, der ihm welche verschafft.
Effektives Zeitmanagement als Führungskraft beginnt damit, Prioritäten zu setzen. Und jemanden zu haben, der dabei unterstützt, z. B. durch Terminschutz, klare Tagesstruktur, Weitblick im Kalender und auch mal durch ein klares Nein zum falschen Meeting.
Eine der wichtigsten Aufgaben einer qualifizierten Assistenz ist es, die Zeit der Führungskraft strategisch zu managen, nicht nur Termine zu koordinieren, sondern Zeiträume für konzentriertes Arbeiten, strategische Gespräche oder auch Erholung bewusst freizuhalten. Viele Führungskräfte geben deshalb ihren Kalender komplett ab. Die Assistenz plant nicht nur Meetings, sondern priorisiert sie, filtert Anfragen, verschiebt Unnötiges, blockt Fokuszeiten und sorgt für Puffer.
Sie erkennt Konflikte im Ablauf, denkt in Wochen statt in Tagen und hat das große Ganze im Blick. Und das oft, bevor die Führungskraft es selbst registriert. Effektives Zeitmanagement beginnt also nicht im Kalender, sondern mit Vertrauen und der Bereitschaft, Verantwortung abzugeben.
Zeit ist Führungswährung – und Delegation das Mittel, sie klug einzusetzen
Auch offizielle Zahlen sprechen für sich: Laut Microsoft Work Trend Index 2024 sagen 74 % der Führungskräfte, dass ihnen die Zeit für strategische Arbeit fehlt, weil operative Aufgaben und Meetings sie binden.
Und der aktuelle Asana Report ergänzt: 58 % der Arbeitszeit gehen für Koordination drauf, statt für wirklich wertschöpfende Themen.
Wer also seine Assistenz sinnvoll einsetzt, schafft sich Luft. Für das, was Führung im Alltag oft zu kurz kommt: nachdenken, entscheiden, vorausschauen.
Ein Beispiel aus meinem Netzwerk:
Der Geschäftsführer eines mittelständischen Unternehmens wollte seit Monaten ein internes Change-Projekt anstoßen, doch das Tagesgeschäft ließ ihm kaum Luft. Termine, E-Mails, Ad-hoc-Anfragen: Strategische Themen blieben liegen.
Dann stellte er eine neue Assistenz ein. Und nun kam Bewegung in die Sache: Sie übernahm das Management regelmäßiger Meetingreihen, strukturierte das E-Mail-Aufkommen neu und bündelte Rückfragen aus dem Team.
So entstanden jede Woche mehrere Stunden konzentrierter, störungsfreier Arbeitszeit, in der das Projekt konkret geplant und angestoßen werden konnte. Drei Monate später wurden erste Meilensteine erreicht. Der interne Kommunikationsfluss wurde gestrafft, Verantwortlichkeiten neu geklärt und redundante Abstimmungsschleifen abgebaut. Eine neue Meetingstruktur sorgte für klarere Schnittstellen, der Geschäftsführer konnte wieder mit Weitblick führen und die Assistenz war in einer Rolle angekommen, in der sie wirksam sein, gestalten und mit Freude arbeiten konnte.
Woran Sie merken, dass es Zeit ist, Führungsverantwortung zu delegieren
Ein paar klassische Indikatoren:
- Sie arbeiten operativ mehr als strategisch
- Ihre Entscheidungen bleiben liegen, weil Vorarbeit fehlt
- Sie kontrollieren Details, die jemand anders besser sortieren könnte
- Ihr Team wartet regelmäßig auf Feedback, weil Sie zu wenig Kapazität haben
Spätestens jetzt lohnt sich die Frage, welche Aufgaben eine Assistenz übernehmen kann und was Sie dadurch gewinnen.
Wer führen will, muss loslassen können
Führungsverantwortung zeigt sich nicht in Dauerpräsenz oder Kontrolle. Sondern darin, anderen das richtige Maß an Verantwortung zu überlassen und selbst auf strategischer Ebene den Überblick zu behalten. Eine Assistenz ist kein Luxus, sondern eine Lösung. Und ein Schlüssel für bessere Führung.
Haben Sie das Gefühl, dass es Zeit ist, Ihre Rolle als Führungskraft neu zu denken?
Ich bin Verena Schiffer, Ihre Expertin für die Karriereentwicklung von Executive Assistants und Office Professionals. Und ich helfe Ihnen, eine Assistenz zu finden, die wirklich zu Ihnen passt. Fachlich, persönlich, strategisch.
