Keine Angst vor KI: Warum Executive Assistants auf der sicheren Seite sind

Künstliche Intelligenz (KI) übernimmt immer mehr Aufgaben im Berufsalltag. Müssen Sie als Executive Assistant deshalb Angst vor KI haben? Als Personalberaterin sage ich ganz klar: nein. Hier lesen Sie, warum Sie unersetzlich bleiben und wie Sie stattdessen KI als Werkzeug in Ihrem Arbeitsalltag nutzen.

Darum geht‘s in diesem Beitrag

1. KI im Arbeitsalltag
2. Angst vor KI: Welche Berufe haben (keine) Zukunft?
3. Warum Assistenzen unersetzlich bleiben
4. Weiterbildung und Trend-Scouting für Assistenzen
5. Nützliche KI-Tools für die Assistenz der Geschäftsleitung

KI im Arbeitsalltag

Werfen wir einen Blick nach vorn: Laura S., Assistentin der Geschäftsleitung, war bisher verantwortlich für die Organisation der Geschäftsreisen ihrer Chefin – von der Flugbuchung über Hotelreservierungen bis zur Abstimmung von Terminen mit internationalen Partnern. Jetzt aber werden diese Aufgaben mit einer neuen KI-Lösung automatisiert. Diese analysiert den Kalender in Echtzeit, bucht Flüge, passt bei Verspätungen sofort die gesamte Reiseplanung an und informiert alle beteiligten Personen proaktiv.

… sieht so die Zukunft für Executive Assistants aus?

Denn künstliche Intelligenz ist längst kein Zukunftsthema mehr. KI schreibt Texte, erstellt Präsentationen, analysiert Daten und automatisiert Routineaufgaben. Viele Berufstätige fragen sich deshalb, welche Berufe keine Zukunft mehr haben. Besonders im Assistenzbereich taucht immer wieder die Frage auf, ob KI die Aufgaben der Assistenz der Geschäftsleitung übernehmen könnte.

Als Personalberaterin bringe ich seit vielen Jahren Assistenzen mit Geschäftsführern bzw. Unternehmen zusammen. Und ich bin mir sicher: Executive Assistants müssen sich keine Sorgen machen.

KI kann vieles, aber nicht das, was eine Assistenz auszeichnet.

Spinnen wir mal unsere Geschichte aus der Zukunft weiter: Laura S. weiß genau, dass ihre Chefin keine Flüge nach 18 Uhr möchte, weil sie abends Zeit mit der Familie verbringen will – etwas, das im Algorithmus untergeht. Auch dass sie in ihrem Lieblingshotel in London immer das Zimmer mit Blick auf den Park bevorzugt, kann nur durch den persönlichen Kontakt mit dem Hotel geregelt werden.

Doch es geht nicht nur um persönliche Vorlieben – sondern auch um strategische Entscheidungen. Als ein wichtiges Investorenmeeting kurzfristig umgeplant werden muss, bucht die KI zwar automatisch neue Termine, erkennt jedoch nicht, dass die ursprüngliche Reihenfolge der Gespräche aus strategischen Gründen bewusst gewählt wurde. Laura S. hingegen sieht das sofort und passt die Planung entsprechend an.

Und das ist der Grund, warum Assistenzen auf der sicheren Seite sind: Eigenschaften wie Empathie, Weitsicht, emotionale Intelligenz und Verantwortungsbewusstsein sind menschliche Qualitäten, die keine Maschine ersetzen kann.

Angst vor KI: Welche Berufe haben (keine) Zukunft?

Berufe, die stark von wiederkehrenden Aufgaben geprägt sind, wie Datenanalyse, einfache Buchhaltung oder standardisierte Textproduktion, sind besonders von Automatisierung bedroht. Doch gerade dort, wo emotionales Feingefühl, strategisches Denken und zwischenmenschliche Kommunikation gefragt sind, bleibt der Mensch unersetzlich.

Als Assistenz wissen Sie selbst am besten, dass Ihre Aufgaben weit über das Organisieren von Terminen hinausgehen. Sie fungieren als Schnittstelle zwischen Abteilungen, moderieren Kommunikationsprozesse und verstehen die subtilen Dynamiken im Unternehmen – Fähigkeiten und Stärken, die keine KI leisten kann.

Warum Assistenzen unersetzlich bleiben

Der bekannte Berater und Coach Ralf Westphal bringt es auf den Punkt:

“Ich versteige mich mal sogar in die Prognose, dass die Zukunft der Assistenz gehört. Das Integrative, das Verbindende, das kann KI nicht so gut, weil ihr nur schwer der ganze Kontext vermittelt werden kann. Den Überblick aber hat der Mensch. Wer also zwischen Beteiligten übersetzen kann, wer ganz unterschiedliche Bereiche zu verbinden versteht, der hat eine Zukunft.”

Während also spezialisierte Aufgaben immer häufiger von KI übernommen werden, braucht es Menschen, die den Überblick behalten, Schnittstellen managen und als Bindeglied zwischen verschiedenen Akteuren fungieren. Die Rolle der Assistenz wird durch KI nicht geschwächt, sondern gestärkt.

Weiterbildung und Trend-Scouting für Assistenzen

Statt sich vor KI zu fürchten, lohnt es sich, die Technologie als Chance zu begreifen. Weiterbildung im Bereich Assistenz der Geschäftsleitung sollte heute auch den Umgang mit KI-Tools beinhalten. So bleiben Sie nicht nur konkurrenzfähig, sondern erweitern Ihre Fähigkeiten und steigern Ihre Effizienz und Kreativität.

Ein empfehlenswertes Training bietet Andrea Kaden von Zeitgewinn Hamburg mit ihrem KI-Practitioner-Zertifikat. Die Workshops sind mit zahlreichen praktischen Beispielen speziell auf die Bedürfnisse von Assistenzen zugeschnitten und bieten inspirierende Einblicke in den Einsatz von KI im Arbeitsalltag. Übrigens: Seit dem 2. Februar 2025 gilt laut EU-AI Act, Art. 4: Wer im Unternehmen mit Künstlicher Intelligenz arbeitet, muss eine Schulung absolvieren. Auch hierzu gibt es bei Andrea Kaden einen speziellen Kurs.

Nützliche KI-Tools für die Assistenz

Sehen Sie KI nicht als Feind, sondern als Verbündeten. Andrea Kaden empfiehlt diese Tools, um Ihre Aufgaben als Assistenz der Geschäftsführung einfacher zu gestalten:

• Textgenerierung: ChatGPT Plus, Claude

• Internetrecherche: Perplexity

• Spezifische Quellenrecherche: Notebook LM

• Bildgenerierung: ideogram.ai, Midjourney, recraft.ai

• Präsentationserstellung: gamma.ai

• Protokollierung: MS Teams mit Transkription, Turboskribe

Und beherzigen Sie dabei: Diese Tools sind nicht dazu da, Sie zu ersetzen, sondern Ihre Arbeit zu erleichtern und Ihnen mehr Zeit für strategische Aufgaben zu verschaffen.

Keine Angst vor KI: Nutzen Sie die Chancen!

KI ist kein Ersatz, sondern ein Werkzeug. Sie unterstützt, ergänzt und steigert die Effizienz, aber die essenziellen menschlichen Qualitäten, die eine Assistenz auszeichnen – Intuition, Beziehungsmanagement, strategisches Denken und das Gespür für Zwischentöne – bleiben unersetzlich. Nutzen Sie die Möglichkeiten, die KI bietet, und positionieren Sie sich als unverzichtbares Bindeglied im Unternehmen.

Haben Sie bereits KI-Tools in Ihrem Arbeitsalltag integriert? Welche Erfahrungen haben Sie gemacht? Erzählen Sie mir gern davon!