Diese Aufgaben hat eine Assistenz der Geschäftsführung wirklich – und diese nicht

18 Uhr, Feierabend. Was hat die Assistenz der Geschäftsführung nicht heute alles wieder an Aufgaben weggearbeitet: Termine koordiniert, Reisen gebucht, Briefings erstellt, Prioritäten sortiert und PowerPoint-Folien auf Hochglanz getrimmt.

…tatsächlich ein Bild, das zu kurz greift. Hier beschreibe ich, was eine Geschäftsführungsassistenz wirklich macht, was oft unterschätzt wird und woran Sie erkennen, ob Sie für die Position geeignet sind oder sich weiterentwickeln können.

Darum geht‘s in diesem Beitrag

1. Typische und oft unterschätzte Aufgaben der Assistenz der Geschäftsführung
2. Warum das klassische Rollenbild nicht mehr ausreicht
3. Was die Global Skills Matrix über Anforderungen verrät
4. Woran Sie erkennen, ob die Rolle zu Ihnen passt
5. Wie Unternehmen Assistenzen besser positionieren können

Ein veraltetes Rollenbild, das nicht mehr passt

Wissen Sie, wie Stellenausschreibungen für Assistenzen der Geschäftsführung klingen? Als Personalvermittlerin mit 20 Jahren Erfahrung habe ich davon schon viele gesehen. Manche davon lesen sich präzise und durchdacht. Aber viele bedienen immer noch ein überholtes Rollenbild. Da wird die klassische „rechte Hand des Chefs“ gesucht, die stets im Hintergrund bleibt, loyal und leise, aber bitte nicht zu sichtbar. Diese Vorstellung prägt bis heute viele Ausschreibungen und – leider – auch das Selbstverständnis vieler Assistenzen.

Dabei hat sich die Rolle längst gewandelt.

Was wirklich zu den Aufgaben einer Assistenz gehört und was nicht

Natürlich zählen Organisation und Terminkoordination für die Geschäftsführung nach wie vor zu den Aufgaben einer Assistenz. Doch wer von einer Assistenz der Geschäftsführung spricht, meint heute deutlich mehr als reine Verwaltung.

Eine qualifizierte Assistenz oder ein Executive Assistant ist Schnittstelle, Kommunikationsdrehscheibe, Prioritätenmanagerin und Vertrauensperson.

Typische Aufgaben einer Assistenz der Geschäftsführung sind zum Beispiel:

• komplexe Kalender- und Terminsteuerung
• Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Meetings
• Reiseplanung und Reisekostenmanagement
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Briefings
• Priorisierung eingehender Themen, Anfragen und Informationen
• interne und externe Kommunikation im Namen oder im Umfeld der Geschäftsführung
• Schnittstellenmanagement zwischen Geschäftsführung, Führungsteam, Mitarbeitenden, Kund:innen, Dienstleistern und weiteren Stakeholdern
• Nachverfolgung von Aufgaben, Entscheidungen und offenen Punkten
• Unterstützung bei Projekten, Sonderthemen und vertraulichen Vorgängen
• Strukturierung von Abläufen, Informationen und Kommunikationswegen

Gute Assistenzen behalten den Überblick und einen kühlen Kopf, auch wenn der Kalender voll ist, Themen parallel laufen und kurzfristig neue Prioritäten entstehen. Sie filtern Informationen, denken mit, erkennen Zusammenhänge und bringen eigene Impulse ein. Sie wissen, welche Termine wichtig sind, welche Themen vorbereitet werden müssen und wo nachgefasst werden sollte.

Genau darin liegt der Unterschied zwischen reiner Organisation und echter Entlastung: Eine gute Assistenz verwaltet nicht nur Aufgaben. Sie schafft Struktur, schützt Zeit und sorgt dafür, dass die Geschäftsführung handlungsfähig bleibt.

Was nicht zur Rolle gehört: dauerhafte Überforderung durch Aufgaben, die eigentlich in andere Funktionen gehören. Eine Assistenz der Geschäftsführung ist keine Lückenfüllerin für alles, was im Unternehmen liegen bleibt. Auch diffuse Erwartungen ohne klare Zuständigkeit, fehlende Prioritäten oder permanente Verfügbarkeit ohne vernünftigen Rahmen gehören nicht zu einer professionell aufgestellten Assistenzrolle.

Genau deshalb lohnt sich ein genauer Blick auf den tatsächlichen Verantwortungsrahmen der Position.

In welchen Bereichen eine Assistenz der Geschäftsführung eingesetzt wird

Die Aufgaben einer Assistenz der Geschäftsführung unterscheiden sich je nach Unternehmen, Branche, Führungsebene und Organisationsstruktur. Der Kern bleibt meist gleich: Die Assistenz schafft Entlastung, Struktur und Verlässlichkeit im direkten Umfeld der Geschäftsführung. Wie diese Entlastung konkret aussieht, kann jedoch sehr unterschiedlich sein.

In einem mittelständischen Unternehmen bündelt die Assistenz häufig viele operative Themen und ist nah an Entscheidungen, Abläufen und internen Schnittstellen. In einem Konzern ist die Rolle oft stärker in feste Prozesse, Hierarchien und Abstimmungswege eingebunden. In inhabergeführten Unternehmen oder Scale-ups geht es häufig darum, Strukturen mit aufzubauen, Prioritäten zu klären und Dynamik in geordnete Bahnen zu lenken.

Auch die Bezeichnung der Rolle variiert. Je nach Kontext finden sich dafür Titel wie Executive Assistant, Managementassistenz, Vorstandsassistenz, Assistenz der Geschäftsleitung, Assistenz der Betriebsleitung, persönliche Assistenz oder Senior Teamassistenz.

Wichtig ist dabei: Der Titel allein sagt noch nicht aus, wie anspruchsvoll oder strategisch eine Position tatsächlich ist. Entscheidend sind der Verantwortungsrahmen, die Nähe zur Geschäftsführung, die Entscheidungswege und die Frage, wie viel Eigenständigkeit die Assistenz im Alltag tatsächlich hat.

Die Global Skills Matrix: Orientierung in fünf Stufen

Eine gute Grundlage, um die Aufgaben von Executive Assistants besser einzuordnen, bietet die Global Skills Matrix der World Administrators Alliance. Sie teilt den Assistenzbereich in fünf Karrierestufen, vom Einstieg bis zur strategischen Co-Führungskraft auf C-Level, dem Chief of Staff. Jeder Stufe sind typische Aufgabenfelder, Kompetenzen und Entwicklungspfade zugeordnet.

Wenn Sie also wissen möchten, wo Sie gerade stehen oder wohin Sie sich entwickeln können, finden Sie hier eine solide Orientierung. Mit der Matrix können Sie sehen, wie sich die Rolle der Assistenz je nach Level verändert: von rein organisatorischen Tätigkeiten hin zu strategischer Verantwortung, Projektleitung und People Management.

Und was ich besonders gut finde: Die Matrix zeigt nicht nur, was Assistenzen leisten, sondern auch, was sie dafür brauchen – an Skills, Haltung und Klarheit über die eigene Position im Unternehmen

Anforderungen, Eigenschaften und Ziele einer Assistenz der Geschäftsführung

Die Aufgaben einer Assistenz der Geschäftsführung lassen sich nicht allein über einzelne Tätigkeiten beschreiben. Entscheidend ist auch, welche Anforderungen mit der Rolle verbunden sind, welche persönlichen Eigenschaften wichtig sind und welches Ziel die Position im Unternehmen erfüllen soll.

Eine gute Assistenz der Geschäftsführung bringt in der Regel eine sehr sichere Organisationsfähigkeit, Kommunikationsstärke, Diskretion und ein gutes Verständnis für Prioritäten mit. Sie muss Informationen einordnen, vertrauliche Themen professionell behandeln und auch unter Zeitdruck den Überblick behalten. Je näher die Rolle an der Geschäftsführung angesiedelt ist, desto wichtiger werden Eigenverantwortung, Urteilsvermögen und die Fähigkeit, Zusammenhänge schnell zu erfassen.

Zu den wichtigsten Eigenschaften einer Assistenz der Geschäftsführung gehören vorausschauendes Denken, Verlässlichkeit, Loyalität, Fingerspitzengefühl und eine klare, professionelle Kommunikation. Sie muss nicht immer im Vordergrund stehen. Sie sollte aber bereit sein, Verantwortung zu übernehmen, Entscheidungen vorzubereiten, Themen nachzuhalten und der Geschäftsführung den Rücken freizuhalten.

Das Ziel einer Assistenz der Geschäftsführung ist nicht, möglichst viele Aufgaben abzuarbeiten. Eine gute Assistenz schafft Struktur, entlastet die Geschäftsführung spürbar und sorgt dafür, dass Zeit, Informationen und Prioritäten besser gesteuert werden. Damit trägt sie wesentlich dazu bei, dass Entscheidungen vorbereitet, Abläufe gesichert und wichtige Themen konsequent weiterverfolgt werden.

So wird aus einer organisatorischen Unterstützungsfunktion eine Schlüsselrolle im direkten Umfeld der Unternehmensleitung.

Was auf Unternehmensseite falsch läuft

Bei vielen Geschäftsleitungen sehe ich nach wie vor, dass sie die Assistenzrollen und deren Aufgabenbereiche zu schwammig definieren. Stellenbeschreibungen enthalten Listen mit Aufgaben, aber selten eine echte Definition der Rolle. Und das führt dann zu Missverständnissen und falschen Erwartungen. Wer die Assistenz der Geschäftsführung wie eine klassische Teamassistenz behandelt, verschenkt Potenzial.

Auch das Bewerberprofil ist häufig zu unkonkret: Mal wird jemand gesucht, der „mitdenkt“, mal jemand mit „Organisationstalent“. Schön und gut, aber worauf es wirklich ankommt, bleibt unklar. Dabei ließe sich durch eine klare Beschreibung der Position sehr viel zielgerichteter suchen und auch vermitteln.

Hinzu kommt: Viele Vorgesetzte und Geschäftsführer wissen selbst nicht genau, für welche Aufgaben sie ihre Assistenz optimal einsetzen können. Hier braucht es beidseitige Klarheit und die Bereitschaft, die Rolle gemeinsam zu schärfen.

„Ist diese Position etwas für mich?“

Verständlich, wenn Sie sich das beim Lesen einer Ausschreibung oder vor einem Bewerbungsgespräch fragen. Deshalb gleich die Gegenfrage: Liegt Ihnen die Arbeit im Hintergrund, aber mit viel Einfluss? Wer Assistenz der Geschäftsführung sein möchte, braucht neben den täglichen Aufgaben auch ein gutes Gespür für Situationen, Menschen und Prioritäten.

Sie müssen nicht die Bühne suchen, aber bereit sein, Verantwortung zu übernehmen, ohne sie jedes Mal einzufordern.

Wer gern strukturiert, vorausschauend denkt, kommunikationsstark ist und Freude daran hat, andere erfolgreich zu machen, bringt gute Voraussetzungen mit. Aber wenn Sie viele Parallelthemen oder Detailorganisation eher ermüdend finden, klare Routinen schätzen und wenig Freude an spontanen Richtungswechseln haben, prüfen Sie ehrlich, ob diese Rolle die richtige für Sie ist.

Und wenn‘s (noch) nicht ganz passt? Meine Empfehlung

Was ich immer wieder beobachte: Die Rolle der Assistenz der Geschäftsführung lässt sich lernen und entwickeln. Und Sie haben es in der Hand. Wenn Sie sich an den höheren Stufen der Global Skills Matrix orientieren möchten, finden Sie zahlreiche Möglichkeiten zur Weiterbildung. Neben klassischen Fortbildungen im Bereich Office Management oder Kommunikation empfehle ich auch Trainings zu strategischem Arbeiten, Konfliktmoderation und dem Umgang mit digitalen Tools.

Denn auch das gehört heute dazu: Der souveräne Einsatz von KI-Tools, die Arbeitserleichterung bringen, statt Verwirrung zu stiften. Wer hier auf dem neuesten Stand bleibt, positioniert sich nicht nur als Organisationstalent, sondern als zukunftsorientierter Möglichmacher mit strategischem Blick.

Assistenz der Geschäftsführung – eine unterschätzte Schlüsselposition

Die Assistenz der Geschäftsführung ist kein Job für Organisationsgenies ohne Richtung und Anspruch. Es ist eine anspruchsvolle Rolle mit hoher Wirkungskraft – vor allem dort, wo Koordination, Tempo und Weitsicht täglich neu gefordert sind.

Wer diese Position ernst nimmt, kann sie gestalten, ausfüllen und weiterentwickeln. Und wer bereit ist, sich selbst immer wieder zu reflektieren und weiterzubilden, wird feststellen: Die Aufgaben der Geschäftsführungs-Assistenz sind nicht nur vielfältig, sondern auch zukunftssicher.

Sie suchen eine passende Position als Assistenz der Geschäftsführung?

Ich bin Verena Schiffer, Ihre Personalberaterin für gehobene Assistenzpositionen. Wenn Sie als Executive Assistant, Managementassistenz oder Assistenz der Geschäftsführung den nächsten beruflichen Schritt gehen möchten, unterstütze ich Sie im Rahmen passender Suchmandate.