2025 war ein Jahr, das vieles auf den Kopf gestellt hat: Für Selbstständige wie mich, aber auch für alle, die die aktuellen Entwicklungen im Arbeits- und Personalmarkt spüren. Die wirtschaftliche Lage bleibt angespannt, KI-Tools verändern Rollen und Routinen. Auch in der Assistenzvermittlung ist deutlich zu sehen, wie Technologie, Marktverhalten und Führungsanforderungen sich verschieben.
In diesem Rückblick teile ich, was dieses Jahr ausgemacht hat und wie ich die Zukunft angehe.
Darum geht‘s in diesem Beitrag
- Wie KI und Wirtschaftslage 2025 die Assistenzvermittlung verändert haben
- Warum ich mein Geschäftsmodell weiterentwickle
- Was sich mit der nachrückenden Führungsgeneration verändert
- Wie ich die aktuellen Herausforderungen für mich nutze
- Mein Ausblick auf 2026 und die kommenden Jahre
Ein etwas anderes Jahr
Waren Sie schon mal in der Toskana? In New York oder auf den Kapverden? Mein Tipp: Reisen Sie hin! Nehmen Sie sich eine Auszeit, schauen Sie über den Tellerrand und freuen Sie sich über den Abstand, den Sie dort gewinnen, denn: Das tut manchmal richtig gut. Besonders dann, wenn der Job-Alltag Zuhause sich gerade im Umbruch befindet.
Ich war dieses Jahr an all diesen wundervollen Orten. Und genau diese Pausen haben mir geholfen, klarer zu sehen, denn 2025 war für mich als Personalvermittlerin ein herausforderndes Jahr. Die Veränderungen, die sich seit einiger Zeit andeuten, sind jetzt deutlich spürbar geworden.
Unternehmen können dank KI-Tools heute sehr viel selbst. LinkedIn, KI-gestützte Matching-Systeme und automatisierte Screening-Prozesse übernehmen Schritte, für die früher externe Unterstützung üblich war.
Noch mehr Arbeitgeber sagen inzwischen, wenn es um Recruiting geht: „Das kann ich selbst.“
Gleichzeitig bremst die Wirtschaftslage: Stellen werden abgebaut, Budgets gekürzt, Prioritäten verschieben sich. Im Assistenzbereich ganz besonders.
Der Markt hat sich gedreht. Früher kamen die Arbeitgeber zu mir, heute melden sich deutlich mehr Bewerberinnen und Bewerber. Das macht es für Unternehmen leichter, Stellen zu besetzen. Und es verändert auch meine Rolle.
Warum verändert sich die Assistenzvermittlung?
Ich arbeite seit über 20 Jahren von München aus als spezialisierte Personalberaterin für Assistenz & Office Professionals – regional wie überregional. Es ist ein toller Beruf, der mich mit vielen klugen Menschen zusammenbringt und der es mir in den entscheidenden und anspruchsvollen Jahren als alleinerziehende Mutter ermöglichte, gut und selbstbestimmt zurechtzukommen. Und wenn aus einer Vermittlung ein echtes Erfolgsduo entsteht, ist das bis heute persönlich sehr erfüllend.
Aber in der letzten Zeit zeigt sich ein klarer Trend:
Die Nachfrage im Assistenzbereich verändert sich strukturell.
Dafür gibt es mehrere Gründe, die ich in meiner täglichen Arbeit beobachte.
Erstens übernehmen KI und Automatisierungstools immer mehr Routine- und Verwaltungsaufgaben. Tätigkeiten wie Reisebuchungen, Terminkoordination, Korrespondenz oder Protokollführung, die früher zum Kern einer Assistenzrolle gehörten, werden heute zunehmend automatisiert oder ausgelagert.
Zweitens arbeiten Unternehmen „leaner“. Start-ups, Scale-ups und viele Mittelständler setzen auf hybride Profile, die mehrere Aufgabenbereiche verbinden – von Assistenz über Office Management bis Projektunterstützung oder Kommunikation. Gleichzeitig entstehen strategische Assistenzrollen, die näher an der Führung arbeiten, mehr Steuerung übernehmen und eine deutlich stärkere Wirkung entfalten. Viele Unternehmen verstehen diese Rollen bereits als Business-Enabler.
Drittens verstärkt die wirtschaftliche Lage diese Entwicklung. Support- und Office-Funktionen gehören zu den Bereichen, in denen zuerst gespart oder intern besetzt wird. Offene Stellen werden gestoppt, verzögert oder gar nicht nachbesetzt, und externe Suchaufträge werden seltener vergeben.
Das bedeutet: Die Zahl klassischer Assistenzstellen nimmt ab. Gleichzeitig sind die verbleibenden Rollen komplexer, strategischer und entscheidender für die Führungskraft und damit auch anspruchsvoller zu besetzen.
Was die Entwicklung für mein Geschäftsmodell bedeutet
Die Veränderungen im Recruiting- und Assistenzmarkt haben auch Einfluss auf meine Tätigkeit. Viele Geschäftsführungen und Personaler prüfen zuerst interne Möglichkeiten oder nutzen ihr Netzwerk, bevor sie eine externe Suche in Auftrag geben. Gleichzeitig unterstützen KI-Funktionen auf Plattformen wie LinkedIn zunehmend die Kandidaten-Vorqualifizierung.
Aber – und das ist entscheidend – mein Wert liegt nicht nur in der reinen Suche. Sondern in meiner Fähigkeit, menschliche Passung, psychologische Dynamiken und den strategischen Nutzen einer Assistenzrolle zu verstehen. Das kann keine KI. Und diese Beratungsfähigkeit wird in der nächsten Dekade massiv an Bedeutung gewinnen.
Ich gehöre auch nicht zu denen, die sich über KI beklagen. Im Gegenteil: Ich nutze KI inzwischen als festen Bestandteil meines Arbeitsalltags für Recherche, Analyse, Strukturarbeit und zur Effizienzsteigerung.
Wichtig ist für mich anzuerkennen, dass sich die Rahmenbedingungen meines Berufs verändern. Was ich künftig brauche, ist nicht nur die Fähigkeit, schnell passende Kandidaten zu finden, sondern noch stärker Orientierung zu geben, Optionen einzuordnen und Entscheidungen im komplexen, sensiblen Assistenzbereich abzusichern.
Führungsverständnis im Wandel
Was ich außerdem beobachte: In den kommenden Jahren findet ein Generationswechsel auf Führungsebene statt, mit Auswirkungen auf das Verständnis von Assistenz. Führungspersönlichkeiten, die über Jahrzehnte mit einer loyalen, im Hintergrund agierenden Assistenz gearbeitet haben, verabschieden sich nach und nach in den Ruhestand. Dieses Verständnis war geprägt von Beständigkeit, enger Bindung zur Führungskraft, klaren Hierarchien und klassischen Rollenmustern
Viele der nachrückenden Führungskräfte haben ein anderes Selbstverständnis.
Sie arbeiten digitaler, erledigen mehr selbst und hinterfragen gewohnte Abläufe. Sie suchen Unterstützung auf Augenhöhe, erwarten Selbstführung, Mitdenken und Entlastung auf strategischer Ebene.
Diese Entwicklung verläuft nicht linear, aber sie verändert langfristig das Anforderungsprofil von Assistenzrollen: Weg vom rein administrativen Support, hin zu Positionen mit mehr Verantwortung, aktiver Mitgestaltung, Sichtbarkeit und Wirkung.
Und genau darin liegt eine große Chance. Denn wer die Rolle der Assistenz modern versteht und vermittelt, wird auch weiterhin gebraucht.
Was bedeutet das für mich und meine Arbeit?
Dieses Jahr hat mir wieder einmal gezeigt, wie wichtig Resilienz, Klarheit und Selbstfürsorge sind. Ich bin jemand, der gerne gestaltet, Verantwortung übernimmt und auch in herausfordernden Zeiten verlässlich bleibt. Gleichzeitig merke ich, dass sich mein beruflicher Fokus verändert:
Künftig strebe ich mehr strategische und beratende Tätigkeit an, statt nur im ständigen operativen Tempo-Modus zu bleiben.
Mit über 20 Jahren Selbstständigkeit und rund 35 Jahren Erfahrung im Assistenzbereich – meine eigene Assistenztätigkeit eingeschlossen – habe ich ein tiefes Vertrauenskapital und eine Glaubwürdigkeit aufgebaut, die man sich nur über Erfahrung, Klarheit und Verlässlichkeit erarbeitet. Und die nur wenige im Markt haben. Mein Wissen wird wertvoller als meine Arbeitsstunden. Und das ist eine Erkenntnis, die mich nicht schwächt, sondern stärkt.
Wie ich mein Angebot anpasse
Konkret bedeutet das für mich: Ich werde mein Geschäftsmodell in den kommenden Jahren weiterentwickeln. Statt mich wie bisher ausschließlich auf die Besetzung von Assistenzpositionen zu konzentrieren, die bei mir schon immer eine starke Beratungs- und Matching-Komponente hatte, plane ich, künftig auch stärker als Beraterin für wirksame Entlastungsstrukturen zwischen Führungskraft und Assistenz zu wirken – Setups, die auf Vertrauen, Wertschätzung und effizienter Zusammenarbeit beruhen.
Das kann eine Premium-Suche mit deutlichem Beratungsanteil sein, bei der ich nicht nur die passende Assistenz finde, sondern gemeinsam mit dem Unternehmen die optimale Entlastungsstruktur definiere. Es kann auch bedeuten, Führungskräfte dabei zu begleiten, wie sie ihre Assistenz am sinnvollsten einsetzen, um selbst maximal entlastet zu werden und zugleich das volle Potenzial der Rolle zu nutzen. Oder Assistenzen zu unterstützen, wenn sie vorankommen möchten und zwischen ihnen und der Führungskraft Klärungsbedarf besteht.
Ich habe bereits erste Anfragen in diese Richtung erhalten. Erst kürzlich aus einem Konzern, in dem eine Assistenz sich weiterentwickeln möchte, aber die Führungskraft die Leistung anders bewertet. Ich soll vermitteln und Klarheit für beide Seiten schaffen. Genau solche Situationen zeigen mir: Es gibt einen Bedarf für meine Expertise jenseits der klassischen Vermittlung.
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Meine Philosophie: Mit der Zeit gehen
Ja, 2025 war herausfordernd. Aber es war auch lehrreich. Ich durfte erneut erfahren, dass Veränderung nicht das Ende bedeutet, sondern eine Einladung, den eigenen Weg neu auszurichten.
Ich sehe mich künftig, zusätzlich zu meiner bisherigen Tätigkeit, auch als Expertin, die Führungskräfte und Assistenzen dabei unterstützt, die Rahmenbedingungen für eine wirksame Zusammenarbeit zu schaffen. Ich nehme die Mandate an, bei denen Augenhöhe, Verbindlichkeit, Analyse und echte Begleitung wirklich gewünscht sind – dort, wo meine Erfahrung einen spürbaren Unterschied macht.
Und weil sich meine Arbeit verändert und andere Anforderungen mit sich bringt, investiere ich bewusst in Weiterbildung, denn lebenslanges Lernen betrifft auch mich und ist ein wichtiger Teil meiner eigenen Weiterentwicklung.
Außerdem werde ich meine Energie bewusster einsetzen: für die richtigen Projekte und für mein eigenes Gleichgewicht.
Nach vielen Jahren im Markt weiß ich, dass sich Erfolg nicht an Geschwindigkeit misst, sondern an Wirkung. Ich sehe diesen Wendepunkt als Beginn einer neuen Phase – eine, in der ich mich den Veränderungen anpasse und sie bewusst gestalte.
Ich bleibe resilient und voller Vertrauen in meine Fähigkeit, Wege zu finden. Und überzeugt davon, dass Veränderung auch immer eine Chance ist.
Ausblick auf 2026
Wenn ich auf das kommende Jahr blicke, sehe ich vor allem eines: Die Entwicklungen, die 2025 spürbar wurden, setzen sich fort. Unternehmen werden bewusster entscheiden müssen, wie sie Assistenzrollen zuschneiden und welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Zusammenspiel zwischen Assistenz und Führung die größte Entlastung und Hebelwirkung erzeugen. Rollenklärung, klare Erwartungen und ein gemeinsames Verständnis von Zusammenarbeit werden noch wichtiger und zunehmend darüber entscheiden, wie gut und wirksam diese gelingt.
In der modernen Führungsforschung wird Assistenz zunehmend als integraler Teil eines ‚Leadership Support Systems‘ verstanden – als bewusst gestaltete, klar definierte Zusammenarbeit, die Führung wirksam macht. Entsprechend wird es in Zukunft noch wichtiger, Assistenz und Führung nicht getrennt zu denken, sondern als partnerschaftliches Zusammenspiel, das umso besser funktioniert, je klarer Kommunikation, Aufgaben und Ziele definiert sind. KI wird dabei weiter unterstützen, Routinen zu vereinfachen, die Qualität der Zusammenarbeit jedoch bleibt eine Frage von Soft Skills und menschlichen Kompetenzen.
Und wie lief 2025 bei Ihnen?
Dieses Jahr war für viele von uns bewegt mit Veränderungen, neuen Erfahrungen und Momenten, die zum Nachdenken angeregt haben. Für mich persönlich ganz sicher. Genau darin liegt eine Stärke: Wer bereit ist, Entwicklungen aufzunehmen, sich anzupassen und dabei seinen Werten treu zu bleiben, findet seinen Weg. Und oft sogar einen besseren als zuvor.
Bevor das Jahr zu Ende geht, wünsche ich Ihnen eine besinnliche Weihnachtszeit und einen kraftvollen Jahresausklang. Eine Zeit mit Ihren Lieben zum Durchatmen, Innehalten und vielleicht auch Reflektieren über das, was war und was kommen wird.
Ich freue mich, wenn Sie mit mir teilen möchten, wie Sie 2025 erlebt haben: Was hat Sie bewegt? Welche Erfahrungen oder Veränderungen nehmen Sie mit ins neue Jahr? Die wertvollsten Gespräche entstehen oft dort, wo unterschiedliche Perspektiven zusammenkommen – oder aus gemeinsamen Herausforderungen.
