18 Uhr, Feierabend. Was hat die Assistenz der Geschäftsführung nicht heute alles wieder an Aufgaben weggearbeitet: Termine koordiniert, Reisen gebucht, Briefings erstellt, Prioritäten sortiert und PowerPoint-Folien auf Hochglanz getrimmt.
…tatsächlich ein Bild, das zu kurz greift. Hier beschreibe ich, was eine Geschäftsführungsassistenz wirklich macht, was oft unterschätzt wird und woran Sie erkennen, ob Sie für die Position geeignet sind oder sich weiterentwickeln können.
Darum geht‘s in diesem Beitrag
- Typische und oft unterschätzte Aufgaben der Assistenz der Geschäftsführung
- Warum das klassische Rollenbild nicht mehr ausreicht
- Was die Global Skills Matrix über Anforderungen verrät
- Woran Sie erkennen, ob die Rolle zu Ihnen passt
- Wie Unternehmen Assistenzen besser positionieren können
Ein veraltetes Bild, das nicht mehr passt
Wissen Sie, wie Stellenausschreibungen für Assistenzen der Geschäftsführung klingen? Als Personalvermittlerin mit 20 Jahren Erfahrung habe ich davon schon viele gesehen. Manche davon lesen sich präzise und durchdacht. Aber viele bedienen immer noch ein überholtes Rollenbild. Da wird die klassische „rechte Hand des Chefs“ gesucht, die stets im Hintergrund bleibt, loyal und leise, aber bitte nicht zu sichtbar. Diese Vorstellung prägt bis heute viele Ausschreibungen und – leider – auch das Selbstverständnis vieler Assistenzen.
Dabei hat sich die Rolle längst gewandelt.
Was wirklich dazugehört und was nicht
Natürlich zählen Organisation und Terminkoordination für die Geschäftsführung nach wie vor zu den Aufgaben einer Assistenz. Doch wer Assistenz der Geschäftsführung sagt, meint mehr als bloß verwalten. Eine qualifizierte Assistenz oder Executive Assistant ist Schnittstelle, Kommunikationsdrehscheibe, Prioritätenmanager, Strategiepartner. Und manchmal auch Krisenmanager im Hintergrund.
Gute Assistenzen behalten den Überblick und einen kühlen Kopf, auch wenn der Kalender platzt. Sie filtern Informationen, denken mit, moderieren Stimmungen im Team und bringen eigene Impulse ein. Sie wissen, welche Meetings Priorität haben und welche verschoben werden können. Weil sie nicht nur verwalten, sondern mitdenken.
Was nicht zur Rolle gehört: dauerhafte Überforderung durch Aufgaben, die eigentlich in andere Funktionen gehören. Oder das Erfüllen diffuser Erwartungen ohne klare Zielsetzung. Aber wie können Sie am besten einschätzen, auf welchem Level Sie sich gerade befinden?
Die Global Skills Matrix: Orientierung in fünf Stufen
Eine gute Grundlage, um die Aufgaben von Executive Assistants besser einzuordnen, bietet die Global Skills Matrix der World Administrators Alliance. Sie teilt den Assistenzbereich in fünf Karrierestufen, vom Einstieg bis zur strategischen Co-Führungskraft auf C-Level, dem Chief of Staff. Jeder Stufe sind typische Aufgabenfelder, Kompetenzen und Entwicklungspfade zugeordnet.
Wenn Sie also wissen möchten, wo Sie gerade stehen oder wohin Sie sich entwickeln können, finden Sie hier eine solide Orientierung. Mit der Matrix können Sie sehen, wie sich die Rolle der Assistenz je nach Level verändert: von rein organisatorischen Tätigkeiten hin zu strategischer Verantwortung, Projektleitung und People Management.
Und was ich besonders gut finde: Die Matrix zeigt nicht nur, was Assistenzen leisten, sondern auch, was sie dafür brauchen – an Skills, Haltung und Klarheit über die eigene Position im Unternehmen
Was auf Unternehmensseite falsch läuft
Bei vielen Geschäftsleitungen sehe ich nach wie vor, dass sie die Assistenzrollen und deren Aufgabenbereiche zu schwammig definieren. Stellenbeschreibungen enthalten Listen mit Aufgaben, aber selten eine echte Definition der Rolle. Und das führt dann zu Missverständnissen und falschen Erwartungen. Wer die Assistenz der Geschäftsführung wie eine klassische Teamassistenz behandelt, verschenkt Potenzial.
Auch das Bewerberprofil ist häufig zu unkonkret: Mal wird jemand gesucht, der „mitdenkt“, mal jemand mit „Organisationstalent“. Schön und gut, aber worauf es wirklich ankommt, bleibt unklar. Dabei ließe sich durch eine klare Beschreibung der Position sehr viel zielgerichteter suchen und auch vermitteln.
Hinzu kommt: Viele Vorgesetzte und Geschäftsführer wissen selbst nicht genau, für welche Aufgaben sie ihre Assistenz optimal einsetzen können. Hier braucht es beidseitige Klarheit und die Bereitschaft, die Rolle gemeinsam zu schärfen.
„Ist diese Position was für mich?“
Verständlich, wenn Sie sich das beim Lesen einer Ausschreibung oder vor einem Bewerbungsgespräch fragen. Deshalb gleich die Gegenfrage: Liegt Ihnen die Arbeit im Hintergrund, aber mit viel Einfluss? Wer Assistenz der Geschäftsführung sein möchte, braucht neben den täglichen Aufgaben auch ein gutes Gespür für Situationen, Menschen und Prioritäten.
Sie müssen nicht die Bühne suchen, aber bereit sein, Verantwortung zu übernehmen, ohne sie jedes Mal einzufordern.
Wer gern strukturiert, vorausschauend denkt, kommunikationsstark ist und Freude daran hat, andere erfolgreich zu machen, bringt gute Voraussetzungen mit. Aber wenn Sie viele Parallelthemen oder Detailorganisation eher ermüdend finden, klare Routinen schätzen und wenig Freude an spontanen Richtungswechseln haben, prüfen Sie ehrlich, ob diese Rolle die richtige für Sie ist.
Und wenn‘s (noch) nicht ganz passt? Meine Empfehlung
Was ich immer wieder beobachte: Die Rolle der Assistenz der Geschäftsführung lässt sich lernen und entwickeln. Und Sie haben es in der Hand. Wenn Sie sich an den höheren Stufen der Global Skills Matrix orientieren möchten, finden Sie zahlreiche Möglichkeiten zur Weiterbildung. Neben klassischen Fortbildungen im Bereich Office Management oder Kommunikation empfehle ich auch Trainings zu strategischem Arbeiten, Konfliktmoderation und dem Umgang mit digitalen Tools.
Denn auch das gehört heute dazu: Der souveräne Einsatz von KI-Tools, die Arbeitserleichterung bringen, statt Verwirrung zu stiften. Wer hier auf dem neuesten Stand bleibt, positioniert sich nicht nur als Organisationstalent, sondern als zukunftsorientierter Möglichmacher mit strategischem Blick.
Eine unterschätzte Schlüsselposition
Die Assistenz der Geschäftsführung ist kein Job für Organisationsgenies ohne Richtung und Anspruch. Es ist eine anspruchsvolle Rolle mit hoher Wirkungskraft – vor allem dort, wo Koordination, Tempo und Weitsicht täglich neu gefordert sind.
Wer diese Position ernst nimmt, kann sie gestalten, ausfüllen und weiterentwickeln. Und wer bereit ist, sich selbst immer wieder zu reflektieren und weiterzubilden, wird feststellen: Die Aufgaben der Geschäftsführungs-Assistenz sind nicht nur vielfältig, sondern auch zukunftssicher.
Haben Sie sich in der Berufsbeschreibung wiedererkannt? Oder möchten Sie herausfinden, ob die Rolle zu Ihnen passt?
Ich bin Verena Schiffer, Ihre Expertin für die Karriereentwicklung von Executive Assistants und Office Professionals. Mit 20 Jahren Erfahrung helfe ich Ihnen, selbstbewusst aufzutreten und dort anzukommen, wo Sie beruflich hinmöchten.
